Hintergrund und Ausgangslage

Ein großes Finanzinstitut, das weltweit tätig ist, steht vor der ständigen Herausforderung, die Einhaltung von komplexen gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien sicherzustellen. Die Compliance-Abteilung ist oft stark ausgelastet mit der Überprüfung von Richtlinien, der Beantwortung von regulatorischen Anfragen und der Schulung von Mitarbeitern zu Compliance-Themen. Manuelle Prozesse führten zu Verzögerungen und erhöhter Arbeitsbelastung für das Team.

Ziele des Projekts

Das Hauptziel des Projekts war es, die Effizienz der Compliance-Abteilung zu erhöhen, indem wiederkehrende Anfragen automatisiert und die Qualität sowie die Verfügbarkeit von Compliance-Informationen verbessert werden. Spezifische Ziele umfassten:

  • Automatisierung von häufig gestellten Fragen und regelmäßigen Compliance-Prüfungen.
  • Reduzierung der Bearbeitungszeit für regulatorische Anfragen.
  • Verbesserung der Verfügbarkeit und Genauigkeit von Compliance-Informationen.
  • Unterstützung bei der Überwachung und Einhaltung von Vorschriften.

Lösungsimplementierung

Um diese Ziele zu erreichen, wurde die KI in die bestehenden Compliance-Management-Systeme des Unternehmens integriert. Der Implementierungsprozess folgte einem strukturierten Plan:

a) Bedarfsanalyse und Planung:
  • Identifizierung der häufigsten Compliance-Anfragen: Durch Analyse von Anfrage-Daten wurden die häufigsten Fragen identifiziert, wie z.B. Datenschutzbestimmungen, Anti-Geldwäsche-Richtlinien und Korruptionsprävention.
  • Festlegung der Integrationspunkte: Die relevanten Systeme, darunter das Compliance-Management-System (CMS) und die Dokumentenmanagement-Plattform, wurden bestimmt.
b) Entwicklung und Integration:
  • Erstellung der Gesprächs-Workflows: Entwicklung spezifischer Workflows zur Bearbeitung von Compliance-Fragen und zur Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften.
  • Technische Integration: Die KI wurde nahtlos in das Compliance-Management-System und die Dokumentenmanagement-Plattform integriert.
c) Trainings- und Wissensdatenbank:
  • Datenimport und -strukturierung: Historische Compliance-Daten und häufig gestellte Fragen wurden genutzt, um die Wissensbasis der KI zu erweitern.
  • Regelmäßige Updates: Planung regelmäßiger Aktualisierungen der Wissensdatenbank zur Sicherstellung der Relevanz und Genauigkeit der bereitgestellten Informationen.

Anwendungsbeispiel und Ablaufszenario

Szenario: Anfrage zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

  • Schritt 1: Ein Mitarbeiter stellt eine Anfrage zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen über das interne Compliance-Chat-System.
    – Mitarbeiter: „KI, welche Maßnahmen müssen wir gemäß der DSGVO für die Datenspeicherung ergreifen?“
  • Schritt 2: Die KI verarbeitet die Anfrage und ruft relevante Informationen aus dem Compliance-Management-System ab.
    – KI: „Einen Moment bitte, ich überprüfe die geltenden Datenschutzvorschriften gemäß der DSGVO.“
  • Schritt 3: Die KI liefert die angeforderten Informationen zu den Datenschutzbestimmungen.
    – KI: „Gemäß der DSGVO müssen wir sicherstellen, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert werden. Dies umfasst Maßnahmen wie:
    1. Verschlüsselung der Daten.
    2. Einsatz von Zugangskontrollen.
    3. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
    4. Einhaltung der Speicherfrist und rechtzeitige Löschung der Daten.
    Möchten Sie detailliertere Informationen zu einem dieser Punkte?“
  • Schritt 4: Der Mitarbeiter gibt an, was er genau benötigt.
    – Mitarbeiter: „Ja, bitte nähere Informationen zur Verschlüsselung.“
  • Schritt 5: Die KI liefert detaillierte Informationen zur Datenverschlüsselung.
    – KI: „Sicher, bei der Datenverschlüsselung gemäß DSGVO sollten Sie Folgendes beachten:
    1. Verwendung von starken Verschlüsselungsalgorithmen wie AES-256.
    2. Sicherstellung, dass sowohl ruhende als auch übertragene Daten verschlüsselt werden.
    3. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Verschlüsselungstechnik.
    Gibt es noch weitere Aspekte, zu denen Sie Informationen benötigen?“
  • Schritt 6: Der Mitarbeiter bedankt sich für die Hilfe.
    – Mitarbeiter: „Nein, das war sehr hilfreich. Vielen Dank!“
  • Schritt 7: Die KI dokumentiert die Anfrage und die bereitgestellten Informationen im Compliance-Management-System.
    – KI: „Gern geschehen! Ihre Anfrage wurde im Compliance-System dokumentiert. Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie weitere Unterstützung benötigen.“

Ergebnisse und Nutzen

Nach der Implementierung der KI zeigten sich deutliche Verbesserungen im Compliance- und Regulierungsmanagement:

  • Reduzierte Bearbeitungszeit: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Compliance-Anfragen verringerte sich um 50%.
  • Verbesserte Verfügbarkeit: Mitarbeiter hatten jederzeit schnellen Zugriff auf aktuelle und genaue Compliance-Informationen.
  • Erhöhte Effizienz: Compliance-Mitarbeiter konnten sich auf komplexere regulatorische Aufgaben konzentrieren.
  • Stärkere Compliance-Überwachung: Durch die automatisierte Dokumentation von Anfragen und Lösungen wurde die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften verbessert.

Schlussfolgerung

Die Integration der KI in die Compliance- und Regulierungsmanagement-Prozesse des Unternehmens führte zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz und Genauigkeit der Compliance-Arbeit. Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Anfragen und die Bereitstellung aktueller Informationen konnte wertvolle Zeit freigesetzt und die Qualität der Compliance-Arbeit erheblich verbessert werden. Zukünftige Erweiterungen könnten die Implementierung zusätzlicher regulatorischer Anforderungen und die Nutzung fortschrittlicher Analysetools zur weiteren Optimierung der Compliance-Überwachung umfassen.