Hintergrund und Ausgangslage

Ein international tätiges Technologieunternehmen mit über 1.000 Mitarbeitern wollte die Effizienz und Effektivität seiner internen Schulungs- und Weiterbildungsprogramme verbessern. Bisher bestand die Herausforderung darin, dass die Schulungsabteilung nicht immer in der Lage war, rechtzeitig auf individuelle Lernbedürfnisse einzugehen und eine personalisierte Lernumgebung zu schaffen. Die Standardisierung der Schulungsmaßnahmen führte oft zu unzureichender Einbindung und geringerer Mitarbeiterzufriedenheit.

Ziele des Projekts

Das Hauptziel des Projekts war es, die Schulungs- und Weiterbildungserfahrungen für die Mitarbeiter zu personalisieren und zu optimieren. Dies sollte durch die Automatisierung von Schulungsabläufen und die Bereitstellung von Echtzeit-Support erreicht werden. Spezifische Ziele umfassen:

  • Verbesserung der Personalisierung von Schulungsinhalten.
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und -einbindung.
  • Automatisierung der Beantwortung häufig gestellter Schulungsfragen.
  • Reduzierung der Zeit, die von Schulungspersonal für administrative Aufgaben aufgewendet wird.

3. Lösungsimplementierung

Um diese Ziele zu erreichen, wurde die KI in die bestehenden Lern- und Entwicklungssysteme des Unternehmens integriert. Der Implementierungsprozess folgte einem strukturierten Plan:

a) Bedarfsanalyse und Planung:
  • Identifizierung der Schulungsbedürfnisse: Analyse häufig gestellter Fragen und gängiger Lernbedürfnisse durch Feedback und Mitarbeiterbefragungen.
  • Festlegung der Integrationspunkte: Die IT-Abteilung identifizierte die relevanten Systeme, darunter das Learning Management System (LMS) (z.B. Moodle) und die HR-Management-Plattform (z.B. SAP SuccessFactors).
b) Entwicklung und Integration:
  • Erstellung der Gesprächs-Workflows: Entwicklung spezifischer Workflows zur Beantwortung häufig gestellter Schulungsfragen und zur Bereitstellung personalisierter Lernwege.
  • Technische Integration: Die KI wurde nahtlos in das LMS und die HR-Plattform integriert.
c) Trainings- und Wissensdatenbank:
  • Datenimport und -strukturierung: Historische Schulungsdaten und häufig gestellte Fragen wurden genutzt, um die Wissensbasis der KI zu erweitern.
  • Regelmäßige Updates: Planung regelmäßiger Aktualisierungen der Wissensdatenbank zur Sicherstellung der Relevanz und Genauigkeit der bereitgestellten Informationen.

Anwendungsbeispiel und Ablaufszenario

Szenario: Individuelle Lernunterstützung für einen Mitarbeiter

  • Schritt 1: Ein Mitarbeiter interagiert mit dem eingebetteten Chat-System auf dem LMS, um Unterstützung bei einer Schulungsaufgabe zu erhalten.
    – Mitarbeiter: „Hallo KI, ich benötige Hilfe beim Verständnis des neuesten Moduls zur Datensicherheit. Hast du dazu Lernmaterialien oder Tipps?“
  • Schritt 2: Die KI verarbeitet die Anfrage und ruft relevante Lernmaterialien und Tipps aus dem LMS ab.
    – KI: „Hallo! Ich kann Ihnen gerne helfen. Das Modul zur Datensicherheit enthält verschiedene Ressourcen. Möchten Sie einige zusätzliche Leseempfehlungen oder einen Überblick über die wichtigen Punkte des Moduls?“
  • Schritt 3: Der Mitarbeiter gibt an, was er genau benötigt.
    – Mitarbeiter: „Bitte einen Überblick über die wichtigen Punkte.“
  • Schritt 4: Die KI gibt einen Überblick über die wichtigsten Punkte des Moduls zur Datensicherheit mit Verweisen auf spezifische Lernmaterialien.
    – KI: „Kein Problem. Hier sind die wichtigsten Punkte des Moduls zur Datensicherheit:
    1. Grundprinzipien der Datensicherheit.
    2. Technische Maßnahmen zur Datensicherung.
    3. Gesetzliche Anforderungen und Compliance.
    Sie können die Details zu jedem dieser Punkte in den bereitgestellten Ressourcen nachlesen. Möchten Sie weitere Details oder zusätzliche Lernmaterialien?“
  • Schritt 5: Der Mitarbeiter entscheidet sich für zusätzliche Lernmaterialien.
    – Mitarbeiter: „Ja, bitte sende mir zusätzliche Lernmaterialien.“
  • Schritt 6: Die KI stellt zusätzliche Lernmaterialien zur Verfügung und speichert die Anfrage für zukünftige Empfehlungen.
    – KI: „Sicher, hier sind einige weiterführende Artikel und Videos zu den wichtigsten Punkten. Diese sollten Ihnen dabei helfen, das Modul besser zu verstehen.“

Ergebnisse und Nutzen

Nach der Implementierung der KI zeigten sich deutliche Verbesserungen in den Schulungs- und Weiterbildungsprozessen:

  • Personalisierte Lernerfahrung: Mitarbeiter erhielten maßgeschneiderte Schulungsinhalte und Unterstützung, die auf ihre individuellen Lernbedürfnisse abgestimmt waren.
  • Erhöhte Mitarbeitereinbindung: Die verbesserte Personalisierung und Zugänglichkeit von Lernmaterialien führten zu einer höheren Einbindungsrate und Zufriedenheit.
  • Effiziente Nutzung von Ressourcen: Das Schulungspersonal konnte sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren, da repetitive Anfragen effizient automatisiert wurden.
  • Schnellere Problemlösung: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Schulungsfragen verringerte sich um 60%, und die Mitarbeiter konnten schneller auf benötigte Informationen zugreifen.

Schlussfolgerung

Die Integration der KI in die Schulungs- und Weiterbildungsprozesse des Unternehmens führte zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz und Zufriedenheit sowohl der Mitarbeiter als auch der Schulungsabteilung. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben sowie die Bereitstellung personalisierter Lernwege wurde wertvolle Zeit freigesetzt und die Qualität der Weiterbildungserfahrungen erheblich verbessert. Zukünftige Erweiterungen könnten die Implementierung weiterer Sprachen zur Unterstützung eines globalen Teams sowie die Integration fortschrittlicher Analysetools zur weiteren Optimierung der Schulungsprogramme umfassen.