Hintergrund und Ausgangslage

Ein mittelständisches Unternehmen, das in der IT-Dienstleistungsbranche tätig ist, hatte Herausforderungen im Bereich Finanz- und Rechnungswesen. Die Finanzabteilung war häufig überlastet mit routinemäßigen Anfragen zu Rechnungen, Finanzberichten und Budgetanalysen. Dies führte zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anfragen und geringerer Effizienz bei der Erledigung wichtiger finanzieller Aufgaben.

Ziele des Projekts

Das Hauptziel des Projekts war es, die Effizienz der Finanzabteilung zu erhöhen, indem routinemäßige Anfragen automatisiert und die Genauigkeit sowie die Verfügbarkeit von Finanzinformationen verbessert werden. Spezifische Ziele umfassten:

  • Verringerung der durchschnittlichen Antwortzeit auf Anfragen.
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Entlastung von repetitiven Aufgaben.
  • Verbesserung der Transparenz und Genauigkeit finanzieller Daten.
  • Sicherstellung der Konformität mit Finanzvorschriften und internen Richtlinien.

Lösungsimplementierung

Um diese Ziele zu erreichen, wurde die eine API in die bestehenden internen Systeme des Unternehmens integriert. Dabei folgte die Implementierung einem klar durchdachten Plan:

a)_ Bedarfsanalyse und Planung:
  • Identifizierung der häufigsten Anfragen und Aufgaben: Durch eine Analyse der Anfragedaten wurde festgestellt, dass Fragen zur Rechnungsstellung, Buchhaltungsinformationen und Budgetberichten am häufigsten vorkamen.
  • Festlegung der Integrationspunkte: Die IT-Abteilung identifizierte die relevanten Systeme, darunter das Buchhaltungssystem (Xero) und das Dokumentenmanagementsystem.
b) Entwicklung und Integration:
  • – Erstellen der Gesprächs-Workflows: Es wurden spezifische Workflow-Skripte erstellt, um häufig gestellte Fragen und Anfragen zu bearbeiten. Dies beinhaltete z.B. die Bereitstellung aktueller Rechnungen oder Finanzberichte.
  • Technische Integration: Das System wurde nahtlos in Xero und das Dokumentenmanagementsystem integriert.
c) Trainings- und Wissensdatenbank:
  • Datenimport und -strukturierung: Historische Daten zu Finanzanfragen wurden verwendet, um die Wissensbasis der ChatGPT API zu erweitern.
  • Regelmäßige Updates: Es wurden regelmäßige Aktualisierungen und Wartungen der Wissensdatenbank eingeplant, um die Genauigkeit und Verfügbarkeit der bereitgestellten Finanzinformationen sicherzustellen.

Anwendungsbeispiel und Ablaufszenario

Szenario: Anfrage zur Rechnungsstellung

  • Schritt 1: Ein Mitarbeiter stellt eine Anfrage zur aktuellsten Rechnung über das interne Chat-System.
    – Mitarbeiter: „Bitte sende mir die letzte Rechnung für Kunde XYZ.“
  • Schritt 2: Die API verarbeitet die Anfrage, durchsucht das Xero-System und ruft die entsprechende Information ab.
    – KI: „Einen Moment bitte, ich überprüfe die Datenbank.“
  • Schritt 3: Die API findet die relevante Rechnung und sendet eine Kopie an den Mitarbeiter.
    – KI: „Hier ist die letzte Rechnung für Kunde XYZ. Datum: 01.10.2023, Betrag: 5000€. Möchten Sie diese Rechnung per E-Mail versenden?“
  • Schritt 4: Der Mitarbeiter bestätigt und die Rechnung wird automatisch an den Kunden gesendet.
    – Mitarbeiter: „Ja, bitte sende die Rechnung.“
    – KI: „Die Rechnung wurde erfolgreich an Kunde XYZ gesendet.“

Ergebnisse und Nutzen

Nach der Implementierung zeigten sich deutliche Verbesserungen in der Finanzabteilung:

  • Reduzierte Antwortzeiten: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Finanzanfragen verringerte sich um 60%.
  • Erhöhte Effizienz: Die Mitarbeiter konnten sich auf komplexere finanzielle Analysen und strategische Aufgaben konzentrieren.
  • Zufriedenheit der Mitarbeiter: Die Entlastung durch repetitive Aufgaben führte zu einer höheren Jobzufriedenheit.
  • Genauigkeit der Daten: Die automatisierte Datenverarbeitung reduzierte die Fehlerquote erheblich.

Schlussfolgerung

Die Integration der KI in den Finanz- und Rechnungswesenprozess des Unternehmens führte zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz und Zufriedenheit sowohl der Mitarbeiter als auch der internen Kunden. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben wurde wertvolle Zeit freigesetzt, die nun für strategische Initiativen genutzt werden kann. Zukünftige Erweiterungen der Implementierung könnten die Implementierung weiterer fortschrittlicher Features wie die automatische Erstellung von Finanzberichten oder die Integration weiterer Finanzsysteme umfassen.